Politique régissant les commandites, les dons, les demandes de collaboration ou de partenariat de la CBPQ

1. ÉNONCÉ DE LA MISSION DE LA CBPQ ET DE SES PRINCIPAUX OBJECTIFS

• D’améliorer la qualité des services d'information offerts par les bibliothécaires à leurs diverses clientèles.
• D’enrichir le niveau de compétence des bibliothécaires professionnels.
• De faire connaître le savoir-faire des bibliothécaires professionnels et des professionnels de l'information, et en faire la promotion.
• De voir aux intérêts professionnels des membres.
  De défendre les intérêts du public.

2. PRÉAMBULE

Cette situation a conduit le Conseil d’administration à se questionner sur les principes directeurs devant régir ces commandites, ces demandes d’appui, ces collaborations, ces partenariats et ces activités de promotion. Le 5 mai 2004, le Conseil d’administration mandatait un groupe de travail afin d’élaborer une politique concernant ces activités.

3. PORTÉE ET LIMITE DE CETTE POLITIQUE

Il établit les critères et facteurs objectifs permettant d’encadrer la prise de décision et de fixer les balises de la participation de la CBPQ tout en faisant connaître ces critères à toute personne ou organisme qui désire soumettre à la Corporation une demande d’appui, de collaboration, financement, de partenariat ou de promotion.

4. PRINCIPES DIRECTEURS

• Répondre à la mission principale de la CBPQ et à l’atteinte de ses objectifs de manière éthique et professionnelle.
• Maintenir l’intégrité et l’image professionnelle de la CBPQ.
• Refléter avec impartialité la diversité des points de vue et des intérêts des membres.
• Faire connaître publiquement les critères et les facteurs qui ont guidé la prise de décision.
• Exiger une demande formelle par écrit

5. DÉFINITIONS – catégories de demandes

Demande d’appui (officiel) :
1. Une résolution en appui d’un organisme demandeur, ou à une cause, un projet, un produit ou une activité.
2. Demande d’appui de la CBPQ à un organisme, ou à une cause, un projet, un produit ou une activité.

Demande de collaboration :
1. Demande de participation à la CBPQ à un projet, un programme ou une activité d’un organisme
2. Demande de la CBPQ de participer conjointement à un projet, un programme ou une activité d’un organisme. La collaboration doit être réalisée sur une base d’égalité et de bénéfices réciproques aux participants.

Demande de financement (don) :
1. Contribution financière accordée par la CBPQ à un organisme demandeur sans en attendre des avantages quelconques
2. Contribution financière accordée par un organisme à la CBPQ sans en attendre des avantages quelconques.

Demande de partenariat :
1. Demande faite par un organisme sollicitant la CBPQ à participer à une entente d’échanges ou d’activités communes établie sur plus d’une année.
2. Demande faite par la CBPQ de participer conjointement avec un autre organisme à une entente d’échanges ou d’activités communes établie sur plus d’une année. La demande de partenariat prend la forme d’un contrat signé entre les partenaires. Ce partenariat doit être établi sur la base de l’égalité, du respect de l’autonomie organisationnelle et de bénéfices mutuels aux participants.

Demande de promotion et de commandite :
Contribution financière, service ou produit donné afin d’en retirer des avantages commerciaux ou autres. La commandite est basée sur une association mutuellement bénéfique entre le commanditaire et le receveur.

5.1 Origine des demandes

Les demandes peuvent provenir d’organismes à but non lucratif, d’organismes d’enseignement et associations professionnelles, d’organismes gouvernementaux et para-gouvernementaux.

5.2 Public visé

Les membres de la CBPQ et affiliés, les bibliothécaires et professionnels des sciences de l’information en général, d’autres catégories de professionnels, les usagers des services (grand public).

6. FACTEURS ENCADRANT LES DIVERS TYPES DE DEMANDE

6.1 DEMANDE D’APPUI

Lignes directrices

• La CBPQ prend position et appuie un organisme, une cause, un programme, un projet ou une activité en fonction de sa mission et de ses objectifs.
• La CBPQ s’appuie sur le corpus des décisions antérieures et son analyse de la situation actuelle pour se prononcer.
• La CBPQ ne peut appuyer un organisme, une cause, un programme, un projet ou une activité qui serait en conflit d’intérêt avec son mandat ou qui viserait à appuyer des intérêts particuliers au détriment des intérêts généraux des membres.
• La CBPQ se réserve le droit ou le refus d’un appui à un organisme, une cause, un programme, un projet ou une activité.
• Un appui de la CBPQ à un organisme, une cause, un programme, un projet ou une activité n’entraîne pas automatiquement l’acceptation d’une demande de financement mais peut se traduire par un échange de services ( cotisation gratuite, participation à une activité de formation ou du congrès).

6.2 DEMANDE DE COLLABORATION

Lignes directrices

• La CBPQ évalue chaque demande de collaboration en considérant sa mission, ses principaux objectifs et son plan stratégique.
• La CBPQ se réserve le droit de collaborer ou pas avec un organisme.
• Toute collaboration de la CBPQ pouvant mener à un conflit d’intérêt avec sa mission et ses objectifs doit être abandonnée.

6.3 DEMANDE DE FINANCEMENT (DON)

Lignes directrices

• La CBPQ appuie les demandes de financement en considérant sa mission, ses objectifs et ses capacités financières.
• La CBPQ se réserve le droit d’appuyer ou de refuser une demande financière.
• Critères encadrant les dons aux organismes ou autres groupes professionnels
• L’organisme ou le groupe de professionnels demandeur doit œuvrer directement dans la profession.
• L’organisme ou le groupe de professionnels demandeur doit avoir une adresse civique.
• L’organisme ou le groupe de professionnels demandeur doit être reconnu dans la profession.
• Les buts poursuivis par l’organisme ou le groupe de professionnels demandeur doivent correspondre à la mission et aux objectifs de la Corporation.
• Une preuve de reconnaissance de la contribution financière de la CBPQ sera exigée. Cette reconnaissance peut prendre la forme de publication du nom de la CBPQ, d’une affiche mentionnant la CBPQ ou un panneau annonceur etc.

6.4 DEMANDE DE PARTENARIATS

Lignes directrices

• La CBPQ évalue chaque demande de partenariat en considérant sa mission, ses principaux objectifs et son plan stratégique.
• La CBPQ se réserve le droit de collaborer ou pas avec un organisme.
• Tout entente de partenariat de la CBPQ pouvant entraîner un conflit d’intérêt avec sa mission et ses objectifs doit être abandonnée.

6.5 DEMANDE DE PROMOTION (COMMANDITE)

Lignes directrices

• Toute demande de promotion doit être conforme aux lois en vigueur.
• Toute demande de promotion doit respecter la mission, les objectifs et l’intégrité de la CBPQ.

6.6 CRITÈRES ET FACTEURS DÉCISIONNELS POUR TOUTE DEMANDE

Critères

1. La demande encourage directement ou indirectement la mission de la CBPQ
2. La demande répond au cadre de la Loi et des règlements de la CBPQ
3. La non participation de la CBPQ pourrait être négative pour la profession
4. La demande n’entraîne pas de risques de conflits ou de retombées négatives pour la CBPQ ou la profession
5. Le rôle de la CBPQ à titre de partenaire de la demande est clairement défini

Facteurs

1. La demande propose une valeur ajoutée à ce qui se fait actuellement
2. La demande est compatible avec les priorités d’action identifiées par le Conseil d’administration
3. Des professionnels reconnus pour leur compétences ou expertise ont participé à l’ébauche du projet /demande
4. La demande met en évidence le rôle professionnel du bibliothécaire/spécialiste de l’information
5. Un des objectifs de la demande /projet vise à améliorer la pratique professionnelle
6. Les retombées de la demande sont positives pour la CBPQ
7. Le matériel développé dans le cadre d’un projet sera mis à la disposition des membres de la CBPQ
8. La participation à la demande/projet est tributaire du budget annuel adopté en assemblée générale

Critères encadrant la publicité dans Argus, Corpo-Clip et le site Web

• Les annonceurs doivent présenter des annonces ayant le but d’informer les bibliothécaires professionnels.
• Les annonceurs peuvent diffuser une publicité corporative permettant de faire connaître leur entreprise, sa mission et ses objectifs d’affaires.
• Les annonceurs peuvent diffuser un publi-reportage, c’est-à-dire une publicité présentée sous forme d’article ou de reportage, sous réserve que l’annonce soit clairement identifiée <publi-reportage> et que le message soit signé par un bibliothécaire/ou tout autre professionnel qui engage sa responsabilité professionnelle.
• La CBPQ se réserve le droit d’accepter ou de refuser une annonce qui serait susceptible d’être dérogatoire à la dignité de la profession, d’induire le public en erreur ou de créer une fausse impression.
• Le contenu et la présentation des messages communiqués par les annonceurs doivent être acceptés par la direction générale de la CBPQ
• La CBPQ se réserve le droit d’accepter ou de refuser un annonceur.
• La diffusion d’une publicité ne signifie aucunement que la CBPQ endosse l’entreprise ou le contenu du message.

Procédure générale pour l’évaluation des demandes
La direction générale est la première instance qui évalue les demandes reçues. Elle peut s'adjoindre un comité expert pour analyser le contenu et la portée de la demande. Les administrateurs sont ensuite consultés, s’il y a lieu, afin de statuer sur l'éligibilité finale de la demande, toute implication financière devant être sanctionnée par le Trésorier.

ANNEXE 1

Exemples de conflits d’intérêt qui sont présentés à titre indicatif et non prescriptif dans cette politique :

1. Un administrateur qui tout en dissimulant un conflit d’intérêt, utiliserait son poste au sein du Conseil d’administration pour obtenir des faveurs ou des bénéfices économiques pour lui-même, un de ses proches ou un autre organisme.

2. Un administrateur qui accepterait un cadeau, une marque d’hospitalité ou un avantage en sa faveur ou pour un tiers en échange d’une prise de position, d’une intervention ou d’un service.

3. Un administrateur qui ferait une demande financière au nom de son organisation à la Corporation et qui siégerait, participerait aux délibérations et à la prise de décision au sein du Conseil d’administration.

4. Une demande d’appui présenté par toute personne qui viserait à faire la promotion d’un produit, d’une entreprise ou d’un service particulier.

5. Un projet ou une demande d’appui présenté par toute personne visant à confirmer la qualité d’un produit ou service d’un fournisseur (prendre position en faveur d’un SGIB, d’un logiciel, etc.).

6. Un administrateur ou un membre d’un comité qui utiliserait une information confidentielle obtenue dans le cadre de ses fonctions pour son propre bénéfice ou celui d’un de ses proches, ou au profit de toute autre organisation.

Adopté à la 334e réunion du Conseil d’administration tenue le 14 juin 2007.

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