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Depuis
plusieurs années déjà nous assistons
à des déclarations du genre « à
l’ère d’Internet, le centre de documentation
ne correspond plus à la réalité actuelle
» ce qui sous-tend bien évidement la disparition
à court ou moyen terme du centre.
Revenons sur cette déclaration et voyons réellement
ce qu’il en est.
Le
centre de documentation, ou centre d’information, est
un lieu physique ou électronique de financement autonome
ou une unité administrative d'une entreprise, d'un
organisme ou d'une institution. Il a une mission et un mandat
bien précis de sélectionner, d'acquérir,
d'indexer, de diffuser et de conserver les documents pour
l'information spécialisée qu'ils contiennent.
Le
contenu d'un centre de documentation est par définition
structuré, facilement repérable et fiable.
Il est très pointu car il reflète
les centres d'intérêts de son propriétaire
et de ses utilisateurs. Les professionnels qui y travaillent
ont le mandat de servir les besoins en information de leurs
clientèles respectives.
Internet,
pour sa part, est un réseau informatique mondial constitué
d’un ensemble de réseaux nationaux, régionaux
et privés qui sont reliés par un protocole de
communication. C’est un lien qui permet d’accéder
à des ressources. À titre de réseau mondial
il n’appartient à personne (organisme, entreprise,
gouvernement etc.) et n’a pas de mission ni
de mandat. Il est un outil de communication et un
canal de commercialisation quant à son contenu il est
disparate, non organisé, décentralisé,
non normalisé et éphémère.
Venons-en
à la manière d’utiliser l’Internet
dans la recherche d’information pour une organisation
donnée.
La
grande majorité des utilisateurs vont avoir recours
aux moteurs de recherche comme Google afin de trouver de l’information
gratuitement. Toutefois pour la qualité et la pertinence
des résultats c’est une autre histoire. On estime
que les utilisateurs passent de 15% à 25% de leur temps
à chercher de l’information mais que plus de
la moitié des résultats de recherche sont infructueux
. Le problème majeur réside dans la confiance
exagérée des utilisateurs envers les moteurs
de recherche.
Voici
quelques éléments essentiels à retenir
de ce que le web ne peut offrir :
• L’existence du web invisible- c’est la
portion du web que les moteurs de recherche n’ont pas
indexés ou ne peuvent indexer. On évalue que
le contenu « invisible » est de 2 à 400
fois plus important que le web visible. Parmi les informations
cachées on parle de bases de données, de contenu
audio ou vidéo, de contenus en formats de type Flash
ou fichiers compressés, d’information exigeant
des frais d’abonnement, de contenus ayant changés
depuis la dernière indexation
•
Les recherches sur le web ne peuvent être agrégées
donc l’utilisateur doit passer de site en site pour
trouver son information ce qui suppose beaucoup de temps
•
L’information n’est pas structurée, la
fiabilité de l’information n’est pas garantie
•
Le contenu considéré archives est rarement offert
gratuitement et par archives on parle de contenus ou de publications
qui datent de plus de quelques mois.
Or
faut-il le rappeler, dans un contexte d’entreprise ou
d’organisation les deux ressources les plus importantes
sont les employés (le temps de travail) et l’argent
(ressources financières). Les recherches d’information
effectuées ont pour but de faciliter la prise de décisions
des responsables des organisations. Avec un résultat
de recherche obtenu à partir du web gratuit le gestionnaire
pourra rarement prendre une décision éclairée
et valable pour son organisation.
Allons
du côté de l’offre de service en bibliothèques
publiques pour les entreprises et organisations spécialisées.
Les services offerts s’adressent en premier lieu au
grand public et par conséquent un gestionnaire ayant
un besoin immédiat d’une œuvre produite
par son entreprise n’est aucunement assuré d’y
accéder. La bibliothèque publique ou même
la Bibliothèque nationale, n’est pas tenue de
la produire sur le champ. Elle peut l’avoir prêté
à un autre utilisateur engendrant des délais
d’attente ce qui est inconcevable en entreprise.
Les
critères d’acquisition de documents de la Bibliothèque
et Archives nationales du Québec répondent à
un mandat précis et qui ne sont pas forcément
de servir une entreprise en particulier qu’elle soit
une société d’état ou non. Le dépôt
légal qui assure la collection nationale de posséder
des exemplaires des publications nationales ne s’étend
pas à tous les types de documents (disponibilité
non garantie) et quant au support d’accès il
est privilégié dans une optique de conservation
et seulement ensuite de la facilité d’accès.
Dans
ce bref survol nous avons pu mettre en évidence quelques
limites de l’utilisation d’Internet ou le recours
à des ressources externes gratuites pour pallier à
un centre de documentation souvent sous couvert d’économies
de ressources financières.
Il
reste à mettre en lumière l’apport inestimable
et essentiel des professionnels de l’information dans
le fonctionnement efficace et rationnel d’un centre
de documentation.
Les
professionnels de l’information détiennent un
diplôme de premier cycle dans un domaine de spécialisation
suivi d’une maîtrise en bibliothéconomie
et sciences de l’information. Ils sont appelés
constamment à parfaire leur connaissance en participant
à des programmes de formation continue dispensés
par les associations professionnelles du milieu, par leur
présence à des colloques nationaux et internationaux,
et par des échanges virtuels sur divers réseaux
spécialisés.
Avec
ce bagage, le professionnel de l’information procède
à la sélection de l’information et des
ressources documentaires, à son évaluation et
à sa validation, étape essentielle lors de l’utilisation
de données provenant plus particulièrement d’Internet.
C’est lui qui organise et analyse les ressources les
plus pertinentes pour son organisation, qu’elles soient
de sources internes ou externes, de format analogue ou numérique,
le but étant un repérage facile et rapide pour
l’utilisateur.
Le
centre de documentation dont il est responsable est de plus
en plus virtuel offrant un accès unique sous la forme
d’un portail qui comprend un répertoire de sites
Internet triés et pertinents, des serveurs d’information
payants, un catalogue des ressources documentaires (sources
internes et externes) dont l’organisme est propriétaire.
La
recherche d’information pointue et adaptée au
besoin de chaque utilisateur de l’organisme est une
de ces spécialités, faisant ainsi économiser
temps et argent par la rapidité et l’efficacité
de sa recherche. Il voit aussi à préserver l’information
à long terme, gardant l’accès aux archives
(et aux recherches antérieures) ce qui est une des
faiblesses d’Internet soulignée plus haut.
En
terminant il serait important d’attirer l’attention
sur le caractère réducteur de toute déclaration
qui voit dans Internet la panacée à tout besoin
d’information et ce dans une société du
Savoir. Les professionnels de l’information ont été
parmi les premiers à utiliser Internet et la panoplie
de services électroniques développés
au fil des années. Opposer centre de documentation
et l’ère Internet c’est véhiculer
une méconnaissance de ce qu’est un centre de
documentation au 21e siècle (combinant NTIC et ressources
documentaires sous diverses formes) et de son utilité
aux dirigeants et aux unités de services de l’organisation.
Alors le centre de documentation dépassé?
Montréal, le 15 mai 2006
Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec
ARMA Montréal (Association for Information Management
Professionals)
Special Library Association - Section de l’Est du Canada
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